¿Qué debo monitorear en mi negocio?

Para salir todas las mañanas en el auto no es necesario contar con un grupo de ingenieros como los pilotos de fórmula 1. Solo hay que mirar el tablero y verificar que no haya ninguna luz de alarma y así podemos conducir tranquilos para realizar nuestras actividades diarias. 

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En los negocios, el tablero de control es una de las principales herramientas de gestión y, al igual que el tablero de un auto, nos brinda información del negocio y si tenemos que tomar alguna acción correctiva. Además, nos permite salir un rato del día a día, de los detalles y analizar de forma objetiva qué es realmente importante en el negocio. La clave es medir, porque lo que no se mide no se mejora. 

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¿Qué información debe tener un tablero de control? La que sea relevante para saber si estamos cumpliendo con nuestros objetivos, ya que pueden cambiar cuando cambian nuestras metas. Es siempre necesario incluir datos de rápida actualización y fácil interpretación.

Independientemente de las metas que pueda tener cada emprendedor en particular, en los negocios hay que monitorear semanalmente dos de los tres números vitales: las ventas y el margen bruto. Dejando a los Compromisos Fijos para realizar un análisis mensual.

Ventas: 

Para establecer el objetivo de ventas vamos a dividirlo en tres componentes: la cantidad de personas que deberíamos contactar en la semana (llamados, reuniones, consultas por redes sociales, visitas a nuestro local, etc.), la cantidad de esos contactos que deberían comprarnos (con ellos calculamos la tasa de cierre) y el monto que deberíamos vender a cada uno de ellos (ticket promedio).

De esta forma, la venta será igual a: contactos x tasa de cierre x ticket promedio

En el tablero de comandos se compara cada uno de estos números con los que realmente obtuvimos en esa semana. Si el número real es mayor o igual al estimado lo mostraremos en color verde, si no cumplimos el objetivo, pero estuvimos cerca será de color amarillo y si la realidad fue muy por debajo del número proyectado, será rojo, simulando el comportamiento de un semáforo.

De esta forma, podremos saber si la venta de la semana no fue la esperada debido a la falta de contactos, porque no cerramos muchas ventas o porque fueron de poco monto. 

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Margen bruto

Si bien es un número relativamente estable y propio de cada actividad, la dinámica actual de los negocios ha llevado a que el margen bruto pueda variar debido a descuentos por cantidad, promociones bancarias, aumento de precios, etc. Por eso, también hay que incluirlo en el tablero de comando.

Estos cuatro números (las ventas divididas en 3 conceptos y el margen bruto), nos darán la información de cómo anduvo la semana, cuánto dinero juntamos para pagar los compromisos fijos y nuestra utilidad. 

Hasta aquí proponemos un tablero de comandos muy simple. Otros indicadores que se pueden incluir son: el dinero disponible en efectivo y bancos, el nivel de stock y los saldos de las cuentas corrientes de clientes.

Dependiendo de la actividad de la empresa, podría ser conveniente monitorear algunas variables operativas específicas del sector: tasa de retención de clientes, mermas y desperdicios, tiempos de entrega, capacidad de planta utilizada, ausentismo del personal, etc. 

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Además de comparar los objetivos con la realidad, es conveniente analizar los números de las semanas anteriores o incluso la misma semana del año anterior para ver la evolución del negocio. 

¿Te parece útil esta herramienta? Para aplicarla necesitás conocer los números vitales de tu negocio, pero no te preocupes, a los primeros 5 emprendimientos que nos contacten por las redes (Facebook o Instagram) o manden un mail a info@estudiolorda.com.ar van a obtener una asesoría sin cargo para calcular juntos los números vitales y la planilla de Excel con el tablero de comando listo para usar.

¡Esperamos sus comentarios! 

Nicolás Lorda. Contador, emprendedor y docente universitario. Más de 25 años de experiencia asesorando a pymes. nlorda@estudiolorda.com.ar 

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